結論ですが
チェックリストを作るには、「作業内容を書き出す」「作業手順を時系列に書き出す」「リスト化する」「重要な作業は目立たせる」「利用者と共有する」などのコツがあります。
この記事は「チェックリストを作るコツ」について説明します。
まとめ
コツ1：作業内容を書き出す
チェックリストを作るコツとして「作業内容を書き出す」ようにしましょう。
まずは、自分が普段おこなっている作業内容を全て書き出してみましょう。
その時に、「受付」「電話対応」「会計」「診察補助」などの大きな分類を書き出しましょう。そして、それにともなう小さな分類を洗い出していき、具体的な作業内容を書き出していきましょう。
このときに「ヌケ」や「モレ」がないように、作業内容を網羅的に書き出すようにしましょう。
コツ2：作業手順を時系列に書き出す
チェックリストを作るコツとして「作業手順を時系列に書き出す」ようにしましょう。
チェックリストにしたい業務の作業手順を時系列にすべて書き出します。作業を進めていく順番の通りに、上からチェックボックスを埋めていくとデザイン的にも見やすいため、時系列をおすすめします。
このとき、ひとつの作業を大きい区切りにしすぎてしまうと意味がないため、業務を完了するために1歩ずつ進んでいくイメージで作業を洗い出しましょう。
このときに「ヌケ」や「モレ」がないように、作業内容を網羅的に書き出すようにしましょう。
コツ3：リスト化する
チェックリストを作るコツとして「リスト化する」ようにしましょう。
自分が普段おこなっている作業内容を全て書き出し、時系列にまとめたら、それぞれリスト化するようにしましょう。
「チェックボックス(□)」などを活用しリスト化するようにしましょう。
作業が終わったら、チェック(☑)することによって、「ヌケ」や「モレ」がなく作業をすることができます。
コツ4：重要な作業は目立たせる
チェックリストを作るコツとして「重要な作業は目立たせる」ようにしましょう。
リストにした作業の中で業務の区切りとなるような「重要な作業」や、ダブルチェックが必要なものがあれば、目立たせるようにしましょう。
たとえば、「色を付ける」「太字にする」「☆マークをつける」などして目立つようにしましょう。
「重要な作業は目立たせる」ようにして、重大なミスをあらかじめ防ぐような仕組みにしましょう。
コツ5：利用者と共有する
チェックリストを作るコツとして「利用者と共有する」ようにしましょう。
作成されたチェックリストが使いやすいかどうか、現場で実際に利用する人に使ってもらって確認しましょう。
チェックリストの内容に「ヌケ」や「モレ」がないか、チェックリストが使いやすいものか、改善できることがないか共有し確認するようにしましょう。
チェックリストの利用する人と共有することによって、チェックリストがより使いやすく良いものになっていきます。
まとめ
今回は「チェックリストを作るコツ」について説明しました。
一度、チェックリストを作ってしまえば、業務をスムーズに行うことができます。
そして、チェックリストを見直すことによって業務自体の改善がしやすくなります。
是非とも「チェックリスト」を活用して、毎日の作業効率をあげていきましょう。
「チェックリスト」を活用して、ビジネス・勉強などの場面で役に立ち、日々の生活がより良いものになって頂ければ幸いです。
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